Privacybeleid

Versie: 10-4-2021

Dit privacybeleid legt uit hoe US Beat It omgaat met persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen wanneer u gebruik maakt van een inschrijfformulier van US Beat It. Binnen de vereniging wordt onderscheid gemaakt tussen vier categorieën wat betreft de gegevensbewaring: leden, alumni, oud-leden en externen. Oud-leden zijn personen die lid geweest zijn van US Beat It in het verleden en zich niet actief aangemeld hebben als alumnus. Externen zijn bijvoorbeeld personen van andere squash verenigingen die deelnemen aan een toernooi van US Beat It. 

Wat voor gegevens verzamelen we?

Leden

Van leden worden de volgende gegevens door US Beat It bewaard: naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, het hebben van een olympas, SCO-nummer, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bankrekeningnummer, het wel of niet zijn van een student, onderwijsinstelling, studie, start lidmaatschap, het wel of niet actief zijn van een lid, aangegeven voedsel voorkeuren, het squash niveau en foto’s die genomen worden tijdens evenementen van US Beat It of evenementen waar US Beat It aan deelneemt (toernooien van andere verenigingen, Ballstars, Battle of Cities en meer)

Alumni

Van alumni worden de volgende gegevens door US Beat It bewaard: naam, begin lidmaatschap, einde lidmaatschap, e-mailadres, welke e-mails men aangegeven heeft te willen ontvangen (toernooien en activiteiten, nieuwsbrief en andere evenementen) en foto’s genomen tijdens US Beat It evenementen. 

Oud-leden

Van oud-leden worden de volgende gegevens door US Beat It bewaard: naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, e-mailadres, jaar van lidmaatschap en foto’s genomen tijdens US Beat It evenementen. 

Externen

Van externen worden de volgende gegevens door US Beat It bewaard: naam, e-mailadres, telefoonnummer, vereniging, dieetvoorkeuren, squash niveau en foto’s die genomen worden tijdens US Beat It evenementen. 

Hoe verzamelen we gegevens?

De meeste gegevens die door US Beat It bewaard worden, zijn direct van u afkomstig. Wij verzamelen en verwerken gegevens van u als u:

  • Zich inschrijft als lid, alumnus of oud-lid
  • Zich inschrijft voor een van onze evenementen als lid, alumnus, oud-lid of externe
  • Aanwezig bent op een evenement van US Beat It of een evenement waar US Beat It aan deelneemt waar foto’s gemaakt worden

Onze vereniging kan ook op een indirecte manier gegevens (naam en of u wel of niet lid bent van US Beat It) ontvangen vanuit de volgende bron:

  • Sportcentrum Olympos, Utrecht.

Waar gebruiken we de gegevens voor en waarom bewaren we de gegevens?

Leden

Deze gegevens zullen bewaard worden met het doel leden te informeren over activiteiten, om de leden populatie te karakteriseren en het verzenden van kerst- en verjaardagskaarten. Namen en lidmaatschap status worden bewaard en gedeeld met sportcentrum Olympos in verband met de samenwerking met Olympos. Om de veiligheid en de rechten van leden omtrent privacy te waarborgen is er een overeenkomst met Olympos gesloten met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens. Foto’s worden bewaard voor promotiedoeleinden en zodat de leden, alumni, oud-leden en externen ernaar kunnen kijken. Tenslotte, worden naam, bankrekeningnummer, en de duur van het lidmaatschap gebruikt in het boekhoudprogramma Conscribo. Met behulp hiervan kunnen automatische incasso’s opgemaakt worden. Naam wordt specifiek gebruikt om bij te houden wie er al voor een Beat It evenement heeft betaald en wie niet.

Alumni

Deze gegevens worden bewaard met het doel contact op te kunnen nemen met alumni wanneer er (lustrum gerelateerde) activiteiten open voor alumni plaatsvinden, om de alumni populatie te karakteriseren. Foto’s worden bewaard voor promotiedoeleinden en zodat leden, alumni en oud-leden er naar kunnen kijken. 

Oud-leden

Deze gegevens worden bewaard met het doel contact op te nemen met oud-leden wanneer er een (lustrum gerelateerde) activiteit open voor oud-leden plaatsvindt. Foto’s worden bewaard voor promotiedoeleinden en zodat leden, alumni en oud-leden ernaar kunnen kijken. 

Externen

Deze gegevens worden bewaard zodat de vereniging de externen kan informeren over de activiteiten die US Beat It organiseert en waarvoor men zich voor opgegeven heeft. Foto’s worden bewaard voor promotiedoeleinden en zodat leden ernaar kunnen kijken. 

Hoe bewaren we de gegevens en voor hoe lang?

US Beat It bewaart uw gegevens veilig in een database. In deze database worden ook de foto’s opgeslagen. Deze database is alleen voor bevoegden (zie sectie 6) toegankelijk en is beveiligd met behulp van twee-factor autorisatie. 

Leden

De gegevens worden bewaard tot twee maanden na het start van het academische jaar waarin het lid zich ingeschreven heeft. Wanneer het lid aangegeven heeft om alumnus te worden, zullen de persoonlijke gegevens behouden worden zoals beschreven onder ‘alumni’. Wanneer het lid zich na het verlaten van de vereniging niet actief inschrijft als ‘alumnus’ zullen de persoonlijke gegevens bewaard worden zoals aangegeven onder ‘oud-leden’. 

Alumni

De gegevens worden bewaard totdat alumni aangeven dat ze willen dat hun gegevens verwijderd worden. Als het alumnus heeft aangegeven dat hij of zij oud-lid wilt worden, worden de gegevens bewaard zoals aangegeven onder ‘oud-leden’. 

Oud-leden

De gegevens worden bewaard totdat het oud-lid aangeeft dat hij of zij wilt dat de gegevens verwijderd worden (opt-out). 

Externen

De gegevens (behalve foto’s) worden bewaard tot twee weken na afloop van het US Beat It evenement waar de externe aan deelnam.

Rechten

Als lid, alumnus, oud-lid van US Beat It of externe heeft u de volgende rechten met betrekking tot de algemene verordening gegevensbescherming:

  • het recht op informatie over de verwerkingen;
  • het recht op inzage in uw gegevens;
  • het recht op correctie van uw gegevens als deze niet kloppen;
  • het recht op verwijdering van uw gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;
  • het recht op beperking van de gegevensverwerking;
  • het recht op verzet tegen de gegevensverwerking;
  • het recht op overdracht van uw gegevens (dataportabiliteit);
  • het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.

Toegang tot gegevens

De persoonlijke gegevens zijn toegankelijk voor het huidige bestuur, het vorige bestuur, de adviescommissie en de kascommissie. Het huidige bestuur heeft inzage in de persoonlijke gegevens om de bestuursfuncties goed te kunnen uitvoeren. De adviescommissie heeft toegang tot de financiële documenten en notulen. De kascommissie heeft alleen toegang tot de financiële documenten. 

Gedurende het academische jaar 2020-2021 zijn dat de volgende personen:

Bestuur:

Thom Hermes

Frenk Out

Ruben Schenkhuizen

James Martin Robinson

Ellen McCullough

Jonne Visser

Adviescommissie:

Simone Dam

Ravi de Berg

Sabien Peters

Teuntje Poortvliet

Kascommissie:

Hananne Heil

Emma Cornielje

Als u vragen of opmerkingen hebt omtrent de bewaring van persoonlijke informatie door US Beat It, kunt u contact opnemen met het bestuur door een e-mail te sturen naar bestuur@usbeatit.nl.

US Beat It noteert alle datalekken en gebruikt de flowchart (zie afbeelding hieronder) om te bepalen of actie nodig is en wat voor stappen ondernomen moeten worden. Als u het niet eens bent met de manier waarop US Beat It omgaat met uw persoonlijke informatie heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens. Meer informatie hierover vindt u op de volgende website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap